Põhjalikuma info kellele ja miks Docura EDI vajalik või kasulik on leiate Docura enda kodulehelt aadressil Docura.net.

Lühidalt on Docura EDI (Electronic Document Interchange) operaator. Lihtsamas keeles võimaldab Docura kahel tehingupartneril kauba müügi ja saatmisega seonduvaid dokumente täielikult elektrooniliselt hallata. Sh siis müügitellimus, saateleht, kinnitus kui ka lõpuks arve. Selle jaoks pakub Docura EDI-Sale lahendust millest SimplBooksis on lahendatud nii 2DOC kui ka 4DOC versioonid.

Docura liidestuse aktiveerimiseks on sul tarvis esmalt leping sõlmida Docuraga. Kui see on tehtud, siis SimplBooksis tuleks peamenüüst avada “Seaded -> Liidestused” ja avanevast nimekirjast valida “Docura” liidestus.

Liidestuse aktiveerimiseks vajalikud väärtused leiad Docura keskkonnast kui oled sisse loginud. Kui API võti on loodud tuleb “Login” ja “API võti” kopeerida SimplBooksis vastavatele väljadele. “Login” tuleb kopeerida “Client ID” väljale ja “API võti” tuleb kopeerida “Client secret” väljale.

Pärast edukat liidese aktiveerimist käivitub lisaks igaöine automaatne dokumentide import Docurast. Uued imporditud dokumendid ilmuvad kas imporditud dokumentide nimekirja või püütakse süsteemi poolt kohe automaatselt salvestada kas müügitellimustena või saatelehtede kinnitustena, kui Docura liidese seadetes on aktiveeritud “Automaatne salvestamine“. Juhul kui automaatne salvestamine peaks mingil põhjusel ebaõnnestuma jäävad automaatselt imporditud dokumendid endiselt nähtavale imporditud dokumentide nimekirja staatusega “vigane”.

Tavapärane dokumentide voog 2DOC ja 4DOC puhul on järgmine:

Näidatud dokumendivoos on müügitellimused imporditavad Docurast, saatelehed saadetavad Docurasse, kinnituslehed imporditavad Docurast ja müügiarve lõpuks taas saadetav Docurasse.

EDI-Sale liidese edukaks kasutamiseks on kindlasti vaja SimplBooksi sisestada või importida enda tootevalik (artiklid). Toodete (artiklid) külge on võimalik talletada nii tootja/tarnija (teie) toote kood kui ka EAN kood (GTIN). Juhul kui teil nö ettevõtte sisest tootekoodi ei ole, siis peaksite EAN koodi sisestama täiendavalt toote (artikli) üldisele koodi väljale, mis on SimplBooksis kohustuslik. Importimisel püüab SimplBooks esmalt artikleid tuvastada tarnija koodi alusel ja seejärel EAN (GTIN) koodi järgi.

Olgu veel ära mainitud, et SimplBooksi poolt liidestuse aktiveerimise ega kasutamise eest täiendavat lisatasu ei rakendu ning Docura liidestus on kättesaadav juba START paketis.