Если в компании на учете имеется основное имущество, следует сравнивать данные баланса, отчета о прибыли и рапорта по основному имуществу.

Если в компании используется несколько различных видов основного имущества, их данные отражаются в балансе по разным строкам — в зависимости от конто-счета основного имущества и конто-счета амортизации.

Совет Чтобы упорядочить данные в рапорте по основному имуществу по группам и упростить их сопоставление со строками баланса, можно добавить дополнительную информацию в поле «Местоположение» в карточке основного имущества. Например, указать наименование группы основного имущества: «Прочие машины и оборудование», «Транспортные средства», «Компьютеры и компьютерные системы». Подробнее читайте в инструкции «Постановка основного имущества на учет», раздел «Заполнение карточки основного имущества».

При экспорте отчета в Excel можно добавить формулы, чтобы суммировать данные по группам основного имущества.

Конечное сальдо строки баланса «Материальные основные имущества» должно совпадать с показателем «Остаточная стоимость» в рапорте по основному имуществу.

Если в компании есть также нематериальное основное имущество, оно должно быть включено в состав основного имущества, и его остаточную стоимость необходимо сравнить со строкой баланса «Нематериальное основное имущество». Если вы экспортировали рапорт по основному имуществу в Excel, разделите строки по материальному и нематериальному основному имуществу и создайте формулы для отдельного подсчета сумм.

Если вы заметили расхождения в суммах, необходимо начать проверку данных. Начните с проверки начального сальдо за проверяемый период. Если начальное сальдо корректно, ошибка находится внутри проверяемого периода.
Из баланса можно открыть вид движений по счету. Проверьте движения как по счетам основного имущества, так и по счетам амортизации. Если вы заметите операции, которые кажутся некорректными, нажмите «Открыть в новой карте» в окне движений по счету, чтобы перейти в вид главной книги. Там вы сможете открыть просмотр записи и детально изучить ситуацию.

Если в течение проверяемого периода было приобретено основное имущество, проверьте, чтобы в карточке основного имущества были указаны правильные конто-счета. Счет основного имущества берется из счета закупки, и если он указан неверно, необходимо внести исправление в счете закупки. Счета амортизации также должны соответствовать счету основного имущества.

Если основное имущество было продано, но это некорректно отражено в записях, проверьте счет продажи основного имущества. Строка счета должна быть связана с проданным объектом основного имущества, чтобы система могла корректно сформировать финансовые записи.

О корректном добавлении счета продажи основного имущества можно прочитать в инструкции «Продажа основного имущества».