1. Задействованы ли в балансе все необходимые конто-счета?

Возможно, Вы, например, добавили какой-то новый конто-счет, номер которого не входит в указанные в балансе промежутки, или же Вы выбрали, например, 5-значный номер для конто-счета и т.д., и т.п. Самый простой способ проверить, задействованы ли в балансе все необходимые конто-счета – это открыть в главном меню «Бухгалтерия -> Конто-счета» и проверить, у всех ли конто-счетов баланса (по умолчанию в плане конто-счетов содержатся конто-счета 1000-3999) в списке в графе «СВЯЗАННЫЕ КОНТО-СЧЕТА» содержится надпись «БАЛАНС».

Если Вы обнаружите какой-либо конто-счет, у которого ссылки на баланс нет, но она должна быть, то Вы можете откорректировать это в настройках балансового отчета. Инструкцию о том, как изменять настройки бухгалтерских отчетов, Вы найдете здесь: Настройка основных бухгалтерских отчетов.

2. Задействованы ли в отчете о прибыли все необходимые конто-счета?

Почему мы говорим здесь об отчете о прибыли, если баланс не сбалансирован? Причина в том, что итог отчета о прибыли идет напрямую также и в баланс. В случае настроек по умолчанию итог отчета о прибыли отображается в балансе в конто-счете 3700 Прибыль/убыток за отчетный год.

Проверка и исправление ошибки происходит так же, как и в предыдущем пункте. Единственным отличием является то, что по умолчанию в плане конто-счетов содержатся конто-счета отчета о прибыли в промежутке 4000-8999, и в списке в графе «СВЯЗАННЫЕ КОНТО-СЧЕТА» содержится надпись «ОТЧЕТ О ПРИБЫЛИ».

3. В одном отчетном периоде имеется несколько начальных сальдо с разными датами?

Например, отчетный год Вашего предприятия начинается 1 января, и Вы ввели начальные сальдо в систему, например, по состоянию на 01.01.2016. Но позднее Вы по какой-то причине добавили в систему дополнительную запись о начальном(ых) сальдо, например, по состоянию на 20.09.2016, т.е. 2016 отчетный год содержит две записи о начальных сальдо с разными датами. В таком случае система отображает отчеты за 2016 год, беря за основу начальные сальдо по состоянию на 01.01.2016, и полностью игнорирует начальные сальдо по состоянию на 20.09.2016, поэтому баланс за 2016 год может не быть сбалансированным.

Но при составлении баланса за 2017 год в качестве начального сальдо будет учитываться самое последнее начальное сальдо каждого конто-счета перед датой начала соответствующего отчетного периода. Таким образом, будет учитываться начальное сальдо как по состоянию на 01.01.2016, так и по состоянию на 20.09.2016 в зависимости от необходимости.

Для проверки возможной ошибки откройте в «Бухгалтерия -> Записи» более точный фильтр поиска и введите в поиск графы базового документа слова «начальное сальдо». Если поиск даст один результат, то все в порядке. Если результатом будет 0, то начальные сальдо удалены из системы. Если результатов будет более 1, то следует подробнее перепроверить каждую строку и либо удалить ее, либо заменить обычной записью из главной книги (базовый документ «отсутствует»).

4. Проверка автоматических записей о закрытии

Записи о закрытии отчетного года программа SimplBooks составляет автоматически и обновляет в текущем режиме по мере необходимости. Хотя записи о закрытии должны действовать совершенно автономно без вмешательства пользователя, но бывают такие ситуации, когда записи о закрытии не обновляются корректно или система не составляет их для части конто-счетов. В балансе эта ошибка, как правило, выражается таким образом, что, например, баланс за 2015 год сбалансирован, а баланс за 2016 год уже с самого начала (01.01.2016) неверен.

Если проблемой является неправильно рассчитанная запись о закрытии, то ее можно откорректировать, открыв «Бухгалтерия -> Записи». Затем следует открыть более точный фильтр поиска и ввести в поле даты, например, «31.12.2016» и в фильтр поиска базового документа – «запись о закрытии». Далее все найденные строки следует открыть по одной и выбрать под действиями «Перерассчитать запись о закрытии».

Если проблемой является отсутствующая запись о закрытии, то следует отрыть в проблемном конто-счете одну сделку (любую) из периода, в конце которого отсутствует запись о закрытии. Для этого проще всего открыть главную книгу в части соответствующего конто-счета и периода и открыть там одну запись (любую) для изменения и просто пересохранить ее.

Если проблемой является лишняя или неправильная запись о закрытии (с одной строкой конто-счета), то такую запись следует просто удалить из системы. Затем рекомендуется перерассчитать какую-либо другую (любую) запись о закрытии от той же даты, чтобы обновить перенос прибыли/убытка за отчетный год в предыдущие периоды.

5. Поиск ошибочной или некорректной сделки

В некоторых случаях причиной может быть просто ошибочная или некорректная единичная запись. В таком случае начальные сальдо баланса обычно сбалансированы, а различие возникает в течение периода. Чтобы найти проблемную запись, следует сократить рассматриваемый период и постепенно корректировать его до тех пор, пока не найдете дату, когда возникает различие. Т.е. если, например, баланс за 2015 год в течение периода разбалансировался, то укажите в качестве даты балансового отчета «до», например, 30.06.2015 и посмотрите, сбалансирован ли баланс в этот период. Если не сбалансирован, то двигайте дату «до» в сторону начала года, например, по месяцу. Если сбалансирован, то двигайте дату «до» в сторону конца года, например, по месяцу. А далее – либо по полмесяца, либо по неделе до тех пор, пока не определите точную дату, когда возникает различие.

Когда дата будет найдена, откройте «Бухгалтерия -> Записи» и напечатайте в поле даты более точного фильтра поиска найденную дату, когда возникает различие. Тогда в списке будут показаны только сделки за данную дату, которые следует перепроверить.