Отчеты о расходах созданы для того, чтобы было удобнее вводить расходы, сделанныеотчетным лицом в пользу компании наличными (или персональной банковской картой).

Сюда также можно ввести документы затрат, оплаченных из кассы компании, но обязательно включите их в отдельный отчет, чтобы можно было следить за фактическим использованием собственных ресурсов компании.

Документы о расходах, оплаченных банковской картой компании, все равно необходимо вводить в счет покупки, так как эти платежи должны быть своевременно увязаны с банковскими операциями.

Отчетное лицо не обязательно должно быть в программе в регистре работников (например, член правления совершает покупки на собственные деньги, но не получает от предприятия вознаграждения и не добавлен в регистр работников). Данные об отчетном лице добавляются в реестр партнеров.

Периодичность отчетов о расходах должна быть согласована внутри компании, а также необходимо позаботиться о том, чтобы документы попали в расходы на правильный период (еженедельно, ежемесячно).

Для добавления нового отчета о расходах нажмите на кнопку  Новый отчет о расходах

---

 Детали отчета о расходах 

1. Отчетное лицо – добавить новое или выполнить поиск имени по списку. Для добавления нового отчетного лица, необходимо ввести только имя и фамилию, никакой другой информации не требуется. Позже Вы сможете добавить реквизиты банковского счета в карту отчетного лица.
2. Номер отчета о расходах – будет пронумерован в соответствии с формулой числа, которую можно задать в Настройках -> Настройки среды -> Формула номера отчета о расходах.
3. Отчетный период – по умолчанию заполняется информацией о текущем месяце + годе, Вы можете перезаписать это поле данными, которые Вам подходят.
4. Дата отчета – по умолчанию это дата, когда был введен отчет, можно выбрать подходящую дату.
5. Валюта – если документы затрат составлены в валюте, отличной от евро, то здесь можно изменить валюту, использованную в отчете, и нет необходимости предварительно конвертировать документы в евро. NB! Применяется ко всему отчету, составьте отдельные отчеты для документов в евро и других валютах. Необходимая валюта должна быть активирована заранее.

 Документ затрат 

1. Поставщик – выбрать существующего или добавить нового поставщика. Если существующему поставщику назначен счет расходов и тип налога с оборота, то они будут добавлены в строку при выборе поставщика.
2. Документ № – номер счета покупки.
3. Дата – дата счета покупки.
4. Конто-счет – выберите соответствующий счет расходов для строки.
5. Содержание – по умолчанию здесь отображается название расходного счета, при желании его можно перезаписать.
6. Сумма – сумма для строки, без учета НСО.
7. НСО – выберите соответствующий тип НСО, по умолчанию – 20% для Эстонии.
8. Мусорное ведро – удалить документ затрат.
9. Лупа – для проверки общей суммы и суммы НСО документа затрат и при необходимости можно добавить округление.
10. Скрепка – здесь можно добавить файл документа затрат. Если в строку добавлен документ, то рядом со значком скрепки появится зеленая горошинка.
11. Плюс – добавить строку в документ затрат. Необходимо, если на одном и том же документе есть разные виды расходов или строки расходов с разными видами НСО.

Для добавления нового документа затрат нажмите на строку + Добавить новый документ затрат

Под строками отчета видны суммы без налога с оборота, сумма налога с оборота и общая сумма отчета о расходах. 

После ввода существующих документов сохраните отчет, нажав кнопкуСохранить отчет о расходах

Отчет о расходах также можно ввести в суммах вместе с налогом с оборота. Для этого нужно изменить Сумма без НСО Нет -> Да. Этот вариант будет распространяться на весь отчет, не на строку.

 Действия в меню 

В меню есть варианты изменения отчета о расходах, отметки его как оплаченного, архивировать как pdf и удалить. Существует также возможность изменения финансовой записи, но, как всегда, мы рекомендуем Вам предпочесть изменить документ и не ограничивать себя в изменении записи. После того, как отчет о расходах будет отмечен как оплаченный, для его изменения необходимо удалить связь с платежом, внести необходимые изменения, а затем снова связать с тем же платежом.

Чтобы ввести авансовый платеж отчетному лицу, перейдите в раздел Операции -> Платежи -> Новый платеж, выберите имя отчетного лица и укажите сумму и дату. В дополнительном информационном поле можно, например, написать “предоплата”. Сохраните платеж.

Если отметить отчет о расходах как оплаченный, его можно сразу связать с авансовым платежом. Если сумма предоплаты не покрывает сумму отчета о расходах, можно добавить еще один платеж.

При возникновении дополнительных вопросов просим связаться со службой поддержки клиентов по адресу support@simplbooks.ee