Из-за различий в структуре программных обеспечений невозможно перенести все данные, поэтому следует учитывать, что из предыдущей программы необходимо экспортировать всю нужную информацию. Обязанность правления компании — обеспечить сохранность данных в течение 7 лет после окончания финансового года, а в некоторых случаях — и дольше (Закон о бухгалтерском учёте, § 12. Обязанность хранения бухгалтерских документов). Перед тем как окончательно завершить работу в предыдущей программе, убедитесь, что у вас есть:

• счета продажи (в формате PDF + по возможности в формате XML)
• файлы счетов закупки (если они сразу не были архивированы по месяцам/годам, сейчас — последний шанс)
• расчёт заработных плат
• учёт основного имущства
• отчёты:
  ** баланс
  ** отчёт о прибыли
  ** главная книга
  ** дневная книга
  ** ресконтро продаж
  ** ресконтро покупок
  ** отчёт о неиспользованных днях отпуска
  ** отчёт об основном имуществе

Приведённый список не является окончательным — ознакомьтесь с возможностями и отчётами используемого вами ранее программного обеспечения и сохраните всё, что может послужить полезным источником информации в будущем.

Если вы переходите в SimplBooks с другой программы, рекомендуем заранее обдумать, когда вы будете переносить данные — в середине финансового года или в начале. Оба варианта возможны, единственное различие заключается во вводе начальных сальдо.

Шаги в программном обеспечении SimplBooks после создания среды для компании:

1. Проверьте профиль компании. Эти данные будут отображаться на документах, отправляемых от имени компании.
2. Ознакомьтесь с планом конто-счетов. При необходимости вы можете добавить новые конто-счета или изменить их названия.
3. Добавьте банковские реквизиты компании и при необходимости активируйте банковскую интеграцию (Swedbank, SEB, LHV, Coop).
4. Введите (или дополните) запись начальных сальдо.
5. При необходимости добавьте артикулы. В SimplBooks требуется ввести артикулы только в случае, если вы желаете вести складской учёт. Для компаний, предоставляющих услуги или не использующих складской учёт, добавление артикулов не обязательно.
6. Если используется склад и имеется остаток товаров с предыдущего периода, необходимо внести начальные складские остатки. После этого проверьте, чтобы дата начального состояния склада совпадала с датой начальных сальдо.
7. При необходимости добавьте пользователей. Перед этим ознакомьтесь с группами пользователей. Количество пользователей, разрешённое в выбранном пакете, можно проверить в прейскуранте.
8. Хотя данные эстонских компаний загружаются из Коммерческого регистра и не требуют предварительного ввода, у поставщиков могут быть добавлены банковские счета или подотчетные лица — эти данные можно импортировать. Импорт возможен из файла в формате CSV.
9. Неоплаченные счета из предыдущего периода необходимо внести в разделы «Счета продажи» или «Счета закупки», обязательно с указанием их исходных дат.
10. Если у компании есть ранее приобретённое основное имущество, добавьте карточки основного имущества с датой первоначального приобретения.
11. Если в компании есть работники, добавьте их данные. Также нужно внести начисления заработной платы за последние 1–2 месяца (в зависимости от того, выплачивается ли зарплата в том же месяце, когда начисляется, или в следующем). Шаги, связанные с расчётом заработной платы, описаны в инструкции «Как начать расчёт заработной платы?»
12. При добавлении компании действует 30-дневный пробный период, в течение которого вы можете оценить, подходит ли вам SimplBooks. Если вы решите продолжить использование, необходимо проверить и подтвердить данные для выставления счетов. На основании этих данных вам будут выставляться счета за использование SimplBooks (ежемесячно или ежегодно, в зависимости от выбранного платёжного периода). Если программа не оправдает ваших ожиданий, вы можете удалить компанию самостоятельно в том же разделе, где находятся данные для выставления счетов.

При возникновении дополнительных вопросов вы можете найти дополнительную информацию в справочном центре или отправить письмо на адрес support@simplbooks.ee.