При учёте запасов используются два основных метода — постоянный и периодический учёт.

При периодическом учёте отражаются только поступления запасов (они учитываются в балансе на складе), а по расходам детального учёта не ведётся. В конце периода остатки определяются с помощью инвентаризации, а расход рассчитывается по формуле: начальный остаток + приход – конечный остаток. На этой основе формируется бухгалтерская запись по расходам. Преимущество периодического метода — простота, но в то же время не всегда доступна актуальная информация о складских запасах.
Это означает, что при использовании периодического учёта вам не нужно добавлять артикулы в SimplBooks.

При постоянном учёте в бухгалтерии фиксируются все приходы и расходы запасов. Это значит, что при приходе (покупке) нужно использовать складские артикулы на счетах закупки, и также при отражении расходов (счета продажи, списания). Такой подход позволяет получить детализированную информацию о движении и состоянии запасов в количественном и суммовом выражении в любой момент времени.

Методы учета запасов: в программе SimplBooks основным методом учёта является FIFO (first-in, first-out), но в настройках можно выбрать метод учёта по средневзвешенной себестоимости.

С чего же начать?

1. Проверьте настройки склада по умолчанию: Настройки -> Настройки системы -> Настройки складов.
2. При необходимости можно активировать разрешение на отрицательные остатки на складе, но использовать это нужно крайне осторожно. При использовании отрицательных остатков могут возникать сложности с контролем складских запасов, и потребуется особенно тщательно следить, чтобы все покупные счета были своевременно внесены в бухгалтерию.
3. Продумайте, сколько складов вам необходимо использовать. В меню «Склад -> Склады» можно просмотреть имеющиеся и при необходимости добавить новые.
4. Добавьте артикулы (вручную или импортом), обратите внимание на типы артикулов — артикул услуг или складской артикул.
5. Для действующей компании, если имеются запасы с предыдущего периода, необходимо ввести начальные остатки (начальное состояние) на складе. Начальные должны остатки основаны на итогах инвентаризации за предыдущий период и не подлежат изменению в будущем. Если складов несколько, начальные остатки нужно ввести отдельно для каждого склада.
6. После ввода начального состояния склада проверьте корректность данных через «Склад -> Состояние склада», установив в фильтре дату начального состояния.
7. В дальнейшем поступление товара на склад происходит на основании счета закупки. В отдельных случаях возможно поступление товара через ввод прихода на склад (Склад -> Документы -> Новый документ -> Приход на склад). Такой случай — это, например, когда счет закупки уже был внесен как расходы, но позже было принято решение учесть товар на складе. При поступлении обязательно указывается себестоимость, на её основе создается бухгалтерская запись: уменьшается остаток на конто-счете расходов (отображается в отчет о прибыли и убытках) и увеличивается остаток на складском счёте (отображается в балансе).
8. При оформлении счета продажи складского товара также необходимо использовать складские артикулы. Пример ввода такого счета продажи приведен в пункте 9 в инструкции «Ввод счетов продажи (примеры ввода)».
9. Если товар нужно списать (брак, собственное использование), это можно сделать через меню «Склад -> Документы -> Новый документ», выбрав «Списание со складского учета».
10. Хотя бы раз в год необходимо проводить инвентаризацию, которую можно внести через «Склад -> Инвентаризация».

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, напишите нам на support@simplbooks.ee