Lähetusaruandes kajastatakse lähetuse ajal lähetatu poolt tehtud vajalikke kulutusi (majutus, transport jms) ja päevaraha arvestus (välislähetus). Töölähetuseks loetakse töötamist väljaspool töölepingus ettenähtud piirkonda, tavaliselt on see määratud linna või valla täpsusega.
Riigi Teataja lehelt saate lugeda määrust lähetusega seotud kulude hüvitamise ja päevarahade kohta.

Lähetusaruande leiab Tehingud menüüst Kulu- ja lähetusaruanded alt.

1. Aruandev isik – lähetuses käinud inimese nimi
2. Kuluaruande nr – number lisatakse automaatselt vastavalt seadetes määratud numbrivalemile.
3. Aruande kuupäev – selle kuupäevaga koostatakse lähetuskulude kanne raamatupidamisse.
4. Valuuta – kui lähetuse ajal on tehtud kulutusi eurost erinevas valuutas, siis saab need kuludokumendid sisestada ilma ümber arvutamata. Kui on sama lähetuse kohta ka päevaraha arvestust vaja, siis tuleb see eraldi aruandena sisestada.
5. Reisi eesmärk – siia tuleb kirja panna lähetuse eesmärk (kliendiga kohtumine vms).

Siin tuleb valida lähetuse algus- ja lõppkuupäevad ning sihtkoht riigi täpsusega (rippmenüüst valitav). Päevaraha summa arvutatakse vastavalt päevade arvule ja päevaraha määrale.
Vaikimisi päevaraha määr on seadistatav Keskkonna seaded -> Kulu- ja lähetusaruande seaded. Vajadusel saab ka aruande real päevaraha määra muuta. Selleks tuleb klikata rea lõpus oleval luubi ikoonil (Täiendav info) ja päevaraha määr üle kirjutada.
Kui ühe lähetuse jooksul on kasutatud mitut päevaraha määra, tuleb need lisada erinevatele ridadele (nt esimesed 15 päeva 50 eurot päev ja järgmised 3 päeva 32 eurot päev).

Siia saab lisada lähetatu poolt tehtud kulutuste dokumendid. Ettevõtte vahenditest (pangakaart, ülekanne) tehtud kuludokumente siin ei kajastata.
Kuludokumentide sisestamine toimub sama moodi kui kuluaruandes. Loe selle kohta täpsemalt juhendist “Kuluaruanded (aruandev isik)”

Allpool on näha summad nii kuludokumentide kohta kokku kui aruande kogusumma.

Lisainfo väljale saate märkida täiendavat infot, näiteks viide lähetuskuludele, mis on eraldi makstud (lennupiletid, laevapiletid, majutus).

Aruande koopia väli jääb enamasti täitmata ja süsteem koostab pdf formaadis aruande, mille saab salvestada kuludokumentide juurde või soovi korral välja trükkida.

Kui kõik andmed korras, salvesta aruanne.

Pärast aruande salvestamist näete päises aruandva isikuga seotud saldot, käesoleva aruande summat ja aruande staatust (ootab maksmist või makstud). Kui samale isikule on tasumata ka kuluaruande ja/või sõidupäeviku eest, siis näete saldos kogu võlgnevuse summat.

Toimingud menüü valikud sõltuvad sellest, kas aruanne on makse ootel või makstud staatuses.
Aruandvale isikule makse tegemiseks saab koostada maksefaili või makse otse panka saata (kui Swedbank või LHV pangaliides on aktiveeritud).
Vajadusel saab aruandvale isikule ka ettemakse teha. Sellisel juhul tuleb see salvestada Tehingud -> Maksed all aruandva isiku nimega ja pärast aruande sisestamist siduda aruanne maksega.

Nõuanne Aruandva isiku saldot saate vaadata ka Raportid -> Aruandvad isikud. Samuti näeb aruandva isikuga seotud tehinguid (maksed, kuluaruanded) kui lähete Partnerid -> Kliendid ja tarnijad, avate aruandva isiku kaardi. Toimingud menüüs on valik “Tehingute väljavõtte kuvamine“, valite huvipakkuva perioodi ja klõpsate “Koosta” nupul.

Lisaküsimuste korral kirjutage meile support@simplbooks.ee