Дневник поездок необходим для ведения записей о количестве поездок, совершенных на личном автомобиле (категории M1 и M1G). Компенсация может быть выплачена за использование автомобиля, который не принадлежит работодателю и не используется им. Поэтому не обязательно, чтобы автомобиль был личной собственностью пользователя, но необходимо предоставить доказательство права на его использование. Право пользования записывается либо в свидетельстве о регистрации транспортного средства, либо в доверенности, составленной владельцем.

Текст постановления можно найти на сайте Riigi Teataja.

Дневник поездок находится в меню Сделки, далее в Отчете о расходах и командировках.

1. Подотчетное лицо – имя лица, предоставляющего дневник поездок

2. Номер отчета о расходах — номер добавляется автоматически в соответствии с эквивалентом номера, определенным в формуле

3. Период отчета – дневник поездок составляется чаще всего относительно месяца, по умолчанию при вводе указывается месяц (можно менять).

4. Дата отчета — это дата, на которую в бухгалтерском учете делается запись. Если сумма превышает установленный необлагаемый налогом рубеж, то автоматически составляется также запись о налогах на особую льготу.

5. Номер машины – здесь необходимо ввести регистрационный номер автомобиля. Если у одного человека в пользовании несколько разных автомобилей, журнал учета нужно оформлять отдельно для каждого автомобиля.

Здесь каждая рабочая поездка записывается в отдельной строке. Поле километры используется для расчета суммы в соответствии с началом и концом пробега. При изменении километража автоматически изменяется конечный пробег.

Общая сумма компенсации на автомобиль рассчитывается в соответствии с коэффициентом выплаты. Если сумма превышает безналоговый лимит, вы увидите уведомление о сумме, на которую превышен безналоговый лимит. В соответствии с этой суммой к записи в дневник поездок будет автоматически добавлена запись о налогах на особую льготу.

Если компания не желает выплачивать особую льготу и уменьшает сумму компенсации, пробег должен быть изменен таким образом, чтобы была рассчитана правильная общая сумма.

При необходимости вы можете добавить дополнительную информацию в поле Дополнительная информация.

Поле Копия отчета обычно оставляют пустым, и система генерирует отчет в формате pdf, который можно сохранить как документ о расходах и при необходимости распечатать.

Если вся информация верна, сохраните отчет.

После сохранения отчета вы увидите в заголовке сальдо подотчетного лица, сумму текущего отчета и статус (ожидает оплаты или оплачен). Если за одним и тем же лицом числится задолженность по отчету о расходах и/или командировках, вы увидите общую сумму задолженности в сальдо.

При необходимости можно также сделать авансовый платеж подотчетному лицу. В этом случае его следует сохранить в разделе Сделки-> Платежи под именем подотчетного лица и, после ввода отчета, связать отчет с платежом.

Совет Сальдо подотчетного лица также можно посмотреть в разделе Отчеты -> Подотчетные лица. Вы также можете увидеть сделки, связанные с подотчетным лицом (платежи, отчеты о расходах), если перейдете в раздел Партнеры -> Клиенты и поставщики, откроете карту подотчетного лица. В меню “Действия” есть опция “Показать выписку по сделкам“, выберите интересующий вас период и нажмите на кнопку “Составить”.

При возникновении дополнительных вопросом напишите нам на support@simplbooks.ee