Счет на предоплату предназначен для случаев, когда от клиента требуется полная или частичная предоплата до поставки товара или оказания услуги.

• Позиции складских товаров, добавленные в счет на предоплату, не резервируют товар и не уменьшают складские остатки, поэтому счет на предоплату можно оформить даже тогда, когда товара еще нет на складе.
• При сохранении счета предоплаты финансовая запись не формируется. Запись создается только при связывании счета предоплаты с поступлением — датой поступления. Если поступление было частичным, запись формируется пропорционально сумме частичного поступления.
• Процент предоплаты настраивается в модуле настроек в разделе «Настройки среды», по умолчанию он составляет 50%.

О том, как изменить этот процент, а также настроить нумерацию счета предоплаты или шаблон счета по своему усмотрению, можно прочитать в инструкции «Настройки счетов, общие настройки».

Чтобы создать счет на предоплату, выберите в меню «Сделки -> Счета на предоплату» и нажмите зеленую кнопку «Новый счет на предоплату».

1. Выберите клиента или добавьте нового
2. Проверьте процент предоплаты
3. При необходимости укажите адрес доставки
4. При необходимости добавьте имя контактного лица

Заполнение строк счета на предоплату осуществляется аналогично заполнению строк счета продажи. Подробнее об этом можно прочитать в инструкции «Составление счета продажи».

Предупреждение Не используйте в счетах (в том числе в счетах на предоплату) системный артикул «9999 Предоплата %P согласно счету предоплаты %N». Этот артикул система использует при создании счета продажи на основании счета предоплаты.

Если добавить его в счет вручную, выручка от продажи будет отражена некорректно, а в отчете по НСО данные будут отображаться неправильно.

Отличие от счета продажи заключается в том, что в счете предоплаты после общей суммы дополнительно отображается сумма предоплаты.

Счет можно отправить клиенту по электронной почте, выбрав в меню «Действия» пункт «Отправить счет».

Когда сумма предоплаты поступает, ее можно связать со счетом предоплаты вручную через меню «Действия» пункт «Отметить как оплаченный» или через банковский импорт.

После этого система формирует по счету предоплаты финансовую запись на сумму предоплаты.

Чтобы было удобнее отслеживать, по каким счетам предоплаты уже составлен счет продажи, рекомендуем в списке счетов предоплаты сделать видимой колонку «Счет продажи».
Если по счету предоплаты счет продажи еще не создан, в этой колонке отображается текст «нет», если создан — отображается номер счета.
Отображаемые колонки можно настроить, выбрав в меню «Действия» пункт «Столбцы списка».

Чтобы создать счет продажи на основании счета на предоплату, откройте счет предоплаты и в меню «Действия» выберите пункт «Создать счет продажи на основе счета на предоплату».

Будет создан счет продажи, в котором добавлена строка с артикулом предоплаты со знаком минус, и из суммы к оплате будет вычтена сумма предоплаты. Эту строку удалять из счета нельзя.

Совет В финансовой записи по счету продажи учитывается сумма полученной предоплаты, и на счете дохода отражается сумма, уменьшенная на размер полученной предоплаты (так как сумма предоплаты уже была отражена на счете дохода). Если счет предоплаты составлял 100%, по счету продажи бухгалтерская запись вообще не формируется.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, напишите нам на support@simplbooks.ee