Нового работника можно внести, выбрав в главном меню «Зарплаты -> работники». Затем нажмите в открывшемся списке на кнопку «Новый работник» в левом верхнем углу.

Откроется форма добавления нового работника, разделенная на три части: основные данные, адрес и банковские данные, общие данные о рабочих отношениях. Далее расскажем чуть подробнее о каждой части.

Основные данные

В данном разделе важными полями являются имя, фамилия, личный код и электронная почта. Важность полей с именем и фамилией понятна всем, эти поля желательно заполнять корректно, поскольку они не только появляются в рапортах, но и используются, например, при составлении платежного файла для банка. Личный код используется, прежде всего, при экспортировании TSD для Налогового департамента, т.е. при составлении XML-файла, который можно загрузить на страницу emta.ee. Если личный код отсутствует, то зарплаты данного работника невозможно будет загрузить в Налоговый департамент. И последнее – электронная почта нужна в том случае, если Вы желаете отправлять работникам извещения о зарплате напрямую из SimplBooks. Для отправления извещения о зарплате не обязательно указывать э-почту в карте работника – ее можно указать также непосредственно в форме отправки извещения о зарплате.

Адрес и банковские данные

В данном разделе для системы важны только банковские поля, но и они не являются обязательными. Банковские поля нужны в том случае, если Вы хотите составлять для зарплат платежный файл, который можно импортировать в банк.

Общие данные о рабочих отношениях

Находящиеся в последнем разделе поля являются по своему содержанию самыми важными для системы. Обязательно следует указать начало рабочих отношений и ставку работника, которая как правило составляет 100%. В случае обычного трудового договора количество дней отпуска в году составляет 28, таким же является и количество переносимых дней отпуска. Последнее вытекает из того факта, что заработанные в текущем году дни отпуска можно использовать до конца года, следующего за тем календарным годом, когда дни отпуска были заработаны. Кроме того, важно отметить и сальдо дней отпуска по состоянию на дату Х. В случае новых работников сальдо дней отпуска должно равняться 0, а в качестве даты должна быть указана дата начала рабочих отношений. Если Вы переносите бухгалтерию в SimplBooks, то сальдо и дата сальдо могут быть с датой начальных сальдо.

После сохранения нового работника

После сохранения карты работника с работником можно связать и другие данные, которые в основном способствуют более простому и автоматическому начислению зарплаты. Например, если речь идет о работнике с оговоренной месячной зарплатой, то мы рекомендуем обязательно указать эту зарплату в карте работника в разделе «Зарплаты работника», нажав на находящуюся в углу серую кнопку «Добавить новый». Дополнительно рекомендуется указать для работника действующие налоги, особенно если необходимо указать для него необлагаемую подоходным налогом часть. Это можно сделать в разделе «Применяемые налоги», нажав на серую кнопку «Настроить».

Настройки зарплат и налогов работника не являются обязательными, но они желательны для облегчения начисления зарплат.