1. Kas kõik vajalikud kontod on kindlasti bilanssi kaasatud?

Võib olla olete nt mõne uue konto lisanud, mille konto number ei jää päris bilansis määratud vahemikesse või olete konto numbri valinud nt 5-e kohalise jne jne. Kõige lihtsam viis kontrollida, kas kõik vajalikud kontod on bilanssi kaasatud on avada peamenüüst “Raamatupidamine -> kontod” ning kontrollida kas kõigil bilansi kontodel (vaikimisi kontoplaanis kontod 1000-3999) on nimekirjas “SEOTUD KONTOD” veerus küljes silt “BILANSS“.

Juhul kui leiate mõne konto millel viidet bilansile ei ole aga peaks olema, siis saate seda korrigeerida bilansi aruande seadete alt. Juhendi, kuidas muuta raamatupidamise aruannete seadeid leiate siit: Raamatupidamise põhiaruannete seadistamine.

2. Kas kasumiaruandesse on kõik vajalikud kontod kaasatud?

Miks me räägime siinkohal kasumiaruandest kui bilanss on tasakaalust väljas? Seda põhjusel, et kasumiaruande tulem jookseb otseselt välja ka bilanssi. Vaikimisi seadete puhul kuvatakse bilansis kasumiaruande tulemit kontol 3700 Aruandeaasta kasum / kahjum.

Vea kontrollimine ja parandamine käib samamoodi nagu eelmise punkti puhul. Ainukeseks erinevuseks on, et vaikimisi kontoplaanis on kasumiaruande kontod vahemikus 4000-8999 ja nimekirjas on “SEOTUD KONTOD” veerus sildiks “KASUMIARUANNE“.

3. Kas ühes aruandlusperioodis on mitu erineva kuupäevaga algsaldot?

Näiteks algab teie ettevõtte aruandeaasta 1. jaanuaril ja nii olete sisestanud algsaldod süsteemi nt 01.01.2016 seisuga. Hiljem aga olete mingil põhjusel lisanud süsteemi veel täiendava algsaldo(de) kande nt 20.09.2016 seisuga ehk siis 2016 aruandeaasta sisaldab kahte erinevate kuupäevadega algsaldo kannet. Sellises olukorras kuvab süsteem 2016 aasta aruandeid võttes arvesse 01.01.2016 algsaldosid ja ignoreerib 20.09.2016 seisuga algsaldosid täielikult ning 2016 aastal ei pruugi seetõttu bilanss tasakaalu minna.

2017 aasta bilansi koostamisel võetakse aga algsaldona arvesse iga konto kõige viimast algsaldot, mis jääb enne koostatava aruandeperioodi alguskuupäeva. Seega võetakse arvesse nii 01.01.2016 kui ka 20.09.2016 algsaldosid vastavalt vajadusele.

Võimaliku vea kontrollimiseks avage “Raamatupidamine -> kanded” nimekirjas täpsem otsingufilter ning sisestage alusdokumendi veeru otsingusse sõna “algsaldo”. Kui otsing annab ühe tulemuse, siis on kõik korras. 0 tulemuse puhul on algsaldod süsteemist kustutatud. Enam kui 1 tulemuse puhul tuleks iga rida täpsemalt üle kontrollida ning, kas kustutada või asendada tavalise pearaamatu kandega (alusdokument “puudub”).

4. Automaatsete sulgemiskannete kontrollimine

Aruandeaasta sulgemiskanded koostab SimplBooks programm automaatselt ning uuendab jooksvalt vastavalt vajadusele. Kuigi sulgemiskanded peaksid toimima täiesti autonoomselt ilma kasutaja sekkumiseta, siis on ette tulnud olukordi, kus sulgemiskandeid ei uuendata korrektselt või jätab süsteem need koostamata osadele kontodele. Bilansis avaldub see viga tavapäraselt selliselt, et nt 2015 aasta bilanss on tasakaalus aga 2016 aasta bilanss on juba algusest (01.01.2016) paigast ära.

Juhul kui probleemiks on valesti arvutatud sulgemiskanne, siis saab seda korrigeerida kui avada “Raamatupidamine -> kanded“. Seejärel avada täpsem otsingufilter ning sisestada kuupäeva väljale nt “31.12.2016” ja alusdokumendi otsingu filtrisse “sulgemiskanne“. Edasi peaks kõik leitud read ükshaaval avama ning toimingute alt valima “Arvuta sulgemiskanne üle“.

Juhul kui probleemiks on puuduv sulgemiskanne, siis tuleks probleemsel kontol avada üks (suvaline) tehing perioodist, mille lõpus on sulgemiskanne puudu. Selle jaoks on kõige lihtsam moodus avada pearaamat vastava konto ja perioodi kohta ning sealt kaudu üks kanne (suvaline) muutmiseks avada ning lihtsalt üle salvestada.

Juhul kui probleemiks on üleliigne või vigane (ühe kontoreaga) sulgemiskanne, siis selline kanne tuleks lihtsalt süsteemist kustutada. Soovitav on seejärel mõni teine (suvaline) sama kuupäeva sulgemiskanne üle arvutada, et uueneks aruandeaasta kasumi/kahjumi ülekandmine eelmiste perioodide alla.

5. Vigase või ebakorrektse tehingu leidmine

Osadel juhtudel võib aga põhjuseks olla lihtsalt vigane või ebakorrektne üksik kanne. Sellisel juhul on bilansi algsaldod tavaliselt tasakaalus aga erinevus tekib sisse perioodi jooksul. Et probleemne kanne üles leida, peaks vaadeldavat perioodi lühendama ja järjest korrigeerima kuni leiate kuupäeva, kus erinevus tekib. Ehk siis nt kui 2015 aasta bilanss on perioodi jooksul tasakaalust välja läinud, siis määrate bilansi aruande “kuni” kuupäevaks nt 30.06.2015 ning vaatate, kas sellel perioodil on bilanss tasakaalus. Kui ei ole tasakaalus liigutate “kuni” kuupäeva aasta alguse poole nt kuu kaupa. Kui on tasakaalus liigutate “kuni” kuupäeva aasta lõpu poole nt kuu kaupa. Sealt edasi juba, kas poole kuu või nädala kaupa kuni tuvastate täpse kuupäeva, millal erinevus tekib.

Kui kuupäev on leitud, siis avage “Raamatupidamine -> kanded” ja trükkige täpsema otsingufiltri kuupäeva väljale leitud erinevuse kuupäev. Nimekirjas kuvatakse siis ainult antud kuupäeva tehinguid, mis tuleks üle kontrollida.