Tarkvarade erineva struktuuri tõttu ei ole võimalik kõiki ajaloolisi andmeid üle kolida ja tasub arvestada sellega, et eelnevast tarkvarast tuleks eksportida kõik vajalik. Ettevõtte juhatuse kohustus on tagada andmete säilimine 7 aastat pärast majandusaasta lõppu, mõningal juhul ka kauem (RPS § 12. Raamatupidamise dokumentide säilitamise kohustus). Enne eelmise tarkvaraga lõpparve tegemist kontrollige, et oleks olemas:

• müügiarved (pdf + võimalusel xml formaadis)
• ostuarvete failid (kui kohe pole arhiveeritud kuude/aastate kaupa, siis nüüd on viimane aeg)
• palgaarvestus
• põhivarade arvestus
• aruanded:
  ** bilanss
  ** kasumiaruanne
  ** pearaamat
  ** päevaraamat
  ** müügireskontro
  ** ostureskontro
  ** kasutamata puhkusepäevade raport
  ** põhivara raport

Toodud loetelu ei ole lõplik, vaadake oma seni kasutatud tarkvara võimalusi ja aruandeid ning salvestage kõik, mis võib olla tulevikus kasulik infoallikas.

Kui olete teisest tarkvarast SimplBooksi üle kolimas, soovitame läbi mõelda millal andmed üle toote, majandusaasta keskel või majandusaasta alguses. Mõlemad valikud on võimalikud, ainus erinevus on algsaldode kande sisestamisel. 

Sammud SimplBooks tarkvaras, kui ettevõttele on keskkond loodud:

1. Vaadake üle ettevõtte profiilkuidas see leida?. Need andmed kajastuvad ettevõtte poolt välja saadetavatel dokumentidel.
2. Tutvuge kontoplaanigaloe siit kontodest, vajadusel saab kontosid juurde lisada või nende nimetusi muuta.
3. Lisage ettevõtte pangakontooluline teada andmed ja aktiveerige pangaliidestus (Swedbank, SEB, LHV, Coop)
4. Sisestage (täiendage) algsaldode kanneAlgsaldode sisestamine – tegutsev ettevõte.
5. Vajadusel sisestage artiklidsiin täpsemalt artiklitest. SimplBooksis on artikleid vaja kasutada ainult siis, kui soovite pidada kaupade laoarvestust. Teenusettevõttel ja kaupade laoarvestuseta müügil ei ole artiklite lisamine vajalik.
6. Kui kasutate ladu ja eelnevast perioodist on laoseis, tuleb sisestada lao algseiskuidas see sisestada?. Kui algseis on sisestatud, kontollige ka laoseisu algsaldode kuupäevaga.
7. Vajadusel kasutajatesiin sellest lähemalt lisamine. Enne uue kasutaja lisamist tutvuge kasutajagruppidegakuidas anda erinevaid õigusi kasutajatele. Valitud paketis lubatud kasutajate arvu saate üle vaadata hinnakirjast.
8. Kuigi Eesti ettevõtete andmed laetakse Äriregistrist ja pole otsest vajadust neid eelnevalt programmi sisestada, võib tarnijatele olla lisatud pangakonto infot või hoopiski aruandvaid isikuid ja neid andmeid soovitate importida. Seda saab teha CSV formaadis failistloe siit partnerite importimisest täpsemalt. 
9. Eelmisest perioodist tasumata arved tuleb sisestada vastavalt müügi- või ostuarvetevaata täpsemalt siit alla ja kindlasti nende algsete kuupäevadega.
10. Kui ettevõttel on varasemalt soetatud põhivara, siis lisage põhivarakaartvaata täpsemalt siit algse soetamise kuupäevaga.
11. Kui ettevõttes on töötajad tuleb ka nende andmed lisada. Samuti sisestada viimase 1 või 2 kuu töötasu arvestus (olevalt sellest, kas töötasu makstakse välja arvestamisega samal kuul või järgneval kuul). Palgaarvestusega seotud sammud on kirjeldatud juhendis Kuidas alustada palgaarvestusega?
12. Ettevõtte lisamisel on prooviperiood 30 päeva, mille jooksul on võimalus jõuda selgusele, kas soovite jätkata SimplBooksi kasutamisega. Kui olete veendumusel, et tarkvara on ettevõtte jaoks sobilik, tuleb üle vaadata ja kinnitada arveldamise andmedMinu profiil -> Arveldamine. Nende andmete alusel hakkame saatma arveid SimplBooksi kasutamise eest vastavalt valitud perioodile (igakuiselt või kord aastas). Kui tarkvara siiski ei vasta teie ootustele, siis saate selle ise kustutada samas arveldamise andmete juures.

Lisaküsimuste küsimuste korral saate täiendavat infot abikeskkonnast või saatke kiri support@simplbooks.ee